¿Tiene validez legal la firma digital?
La firma digital, esto es, una firma convencional en formato electrónico, forma parte del proceso de digitalización de las empresas. Pero ¿realmente tiene validez legal una firma digital? Esta es una de las principales dudas que plantea su uso y que responderemos en este artículo.
Características de la firma digital
La firma digital posibilita dar el consentimiento y aprobación de un documento desde cualquier lugar de manera electrónica. Por ello está siendo empleada por muchas empresas que buscan poder firmar los documentos con sus trabajadores sin necesidad de contar con presencia física.
En definitiva, tener una herramienta de firma digital en las empresas posibilita dejar a un lado el clásico papeleo de la oficina con papel y boli.
Cómo obtener una herramienta para firmar digitalmente
Para poder utilizar la firma digital necesitamos una solución que lo posibilite. Los software de RRHH disponen de una serie de herramientas digitales entre las que podemos encontrar la firma digital. No todos los software de recursos humanos tienen dicha herramienta ni cuenta con la misma validez, por lo que es importante informarnos primero de sus características.
¿Tiene validez la firma digital?
La firma digital puede tener la misma validez legal que una firma en papel convencional si contamos con la solución adecuada. Es importante distinguir la firma digital, que no nos sería de ayuda ante un juicio, de la firma digital avanzada. Esta última cuenta con dicha validez legal, constituyendo una prueba jurídica al dejar constancia de la fecha, lugar, hora y usuario que realiza la firma.
Por lo tanto, si buscamos una solución que nos permita firmar documentos con validez legal, deberemos buscar una herramienta de firma digital avanzada que realice un sellado de tiempos.
Ventajas de la firma electrónica
Una de sus ventajas es agilizar los trámites y comunicaciones ya que evita desplazamientos. Lo que lo hace idónea para el teletrabajo o cuando los empleados no suelen realizar su labor en el centro de trabajo.
Otro de los beneficios que aporta es ser más segura que el papel. Esto sucede al contar con una solución de RRHH que almacena la información en la nube, por lo que evita el riesgo de pérdidas de la documentación y de los trámites. Además, únicamente las personas autorizadas tienen acceso a los documentos, por ello sostenemos que dicho documento electrónico con su firma es más seguro que el mismo realizado en papel.